Como ocurre con el teléfono móvil, el ordenador o el correo electrónico, el fax también tiene unas reglas de cortesía para redactarlo correctamente.
Es verdad que, en los últimos años, el uso del correo electrónico, principalmente, ha quitado protagonismo al fax, y éste ha pasado a un segundo plano en favor de las nuevas formas de comunicación que permiten el envío de documentos, imágenes, sonido, vídeo…
Aun así, el fax sigue estando presente en muchas oficinas y éstos son algunos consejos para utilizarle adecuadamente:
- Redactar el fax a máquina de escribir u ordenador. Sólo está permitido remitir un fax escrito a mano cuando el destinatario es una persona conocida o de confianza.
- Utilizar siempre un papel blanco o de tonos muy claros para darle mayor nitidez. Resulta una pérdida de tiempo recibir un fax en el que apenas se ve nada( especialmente cuando se envían fotos, esquemas o dibujos).
- La redacción debe ser clara, breve y concisa, pues es un medio para dar a conocer algo de forma precisa. Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarse para comunicaciones personales.
- No hay que olvidar firmarlo. Es de mala educación enviar comunicados sin firma. Hay que hacer constar los datos personales o de la empresa que remite el fax y la firma de la persona que lo escribe.
- Si se envía más de una hoja, hay que indicar en algún lado el número total de hojas que se envía. También se pueden utilizar cubiertas de fax. Suelen llegar varios faxes en un mismo día, por lo tanto, si no se hace esta indicación, puede haber problemas a la hora de identificar cuántos faxes distintos hay.
¿Eres de los que todavía utiliza el fax en la oficina? ¿Sigues algunas reglas en su redacción? ¿Has sustituido al fax por otros métodos de comunicación más modernos? Nos gustaría que nos lo contaras.
Fuente: www.protocolo.org
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