TIPO DE PAPEL. TAMAÑO Y FUENTE DE LA LETRA. REDACCIÓN CORRECTA
A diferencia de la correspondencia personal, las cartas comerciales no deben estar escritas nunca a mano, sino a máquina de escribir ( manual o eléctrica) o a ordenador. Su presentación ha de ser buena, ya que muestran la imagen de la empresa. Si envías una carta con faltas de ortografía, tachones, etc., la parte receptora se puede hacer una idea equivocada de la compañía. Y, junto a la buena presentación, es fundamental la claridad en los conceptos.
El papel tiene que ser siempre blanco con membrete ( nombre o título de una persona, oficina o corporación, estampado en la parte superior del papel de escribir) y logotipo, o sólo con el membrete. En él deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico, y dirección web ( si se tiene). Por supuesto, hay que elegir un papel de calidad, pero sin llegar al cartón, que es más difícil de doblar y de ensobrar. En cuanto al tamaño, el más utilizado es el DIN A4 debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el folio (21,5×35).
Respecto al tipo y al tamaño de la letra, se debe usar una medida adecuada y una fuente clara y legible, como la “Times New Roman o la Arial”. Hay que evitar usar las fuentes más “bonitas” del ordenador, y emplear dos tipos de letra distintos en una misma carta.
ESTRUCTURA DE LAS CARTAS COMERCIALES
Los datos del destinatario hay que escribirlos preferiblemente en la parte superior derecha del folio, aunque también se admiten en la derecha. Dos o tres líneas debajo va la fecha con el lugar desde donde se escribe. Es mejor escribir la fecha con el nombre del mes que con el dígito.
Las fórmulas para dirigirse al destinatario de la carta son muy diversas: Estimado señor…, Muy señor mío/nuestro…, Apreciado señor…, Distinguido señor…, etc. Las fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que se dirige la carta, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.
A continuación se pasaría a exponer el motivo de la carta de forma clara y sencilla. Hay que indicar los puntos fundamentales por los que se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido…). En caso de que sean varios los asuntos, se debe tratar cada uno de ellos en párrafos separados. Es recomendable dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2, 3 ó 5 centímetros), y respecto al margen derecho, éste puede ser menos amplio. Además, en la medida de lo posible, se debe justificar los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.
Por último, las fórmulas para despedir y cerrar la carta tienen que ser acordes con las utilizadas en la cabecera, por ejemplo, En espera de sus gratas noticias…, Sin otro particular por el momento…, Reciba un cordial/atento saludo…, Se despide atentamente…, Un saludo, etc. Unas líneas por debajo de esta fórmula, tres o cuatro, debe ir tu nombre y firma (de tu puño y letra, aunque, en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).
EL SOBRE
Una vez que se tiene redactada la carta, se mete en el sobre para proceder a su envío. Uno de los sobres más utilizados es el conocido como “sobre ventana”, que se caracteriza por tener una ventana transparente y permite ver la dirección del destinatario ( escrita en la carta). Su ventaja es que no hay que volver a añadir estos datos de nuevo y se ahorra tiempo. El tamaño de sobres más extendido es 22×11,5, aunque puede ser diferente dependiendo de la medida de la papelería de la empresa. En el sobre debe constar la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. Una de las diferencias con los sobres personales, es que en los comerciales el remite suele ir colocado en la parte delantera.
Fuente: www.protocolo.org
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