¿Cómo despedir a un empleado?

Si estás al mando de un negocio y, por lo tanto, eres ‘jefe’, presta atención a esta entrada porque, seguramente, te sientas identificado. Y es que, entre esas labores a desempeñar como jefe, puede que la más díficil sea la de despedir a un empleado.

Llegados a este punto, la gran pregunta es, ¿cómo despedir a un empleado con educación? Pues bien, desde JPC Comunicación os damos una serie de consejos para que este ‘mal trago’ sea lo más llevadero y correcto posible.

Buenos modales
A pesar de que esta situación sea, por lo general, desagradable, se debe desplegar los mejores modales que se tengan, ya que estas circunstancias incómodas pueden llevar a más de uno a perder los nervios, y es importante ser respetusos en todo momento.

Evitar tópicos
Hay que exponer de forma clara y educada las razones por las se produce el despido. Y, por supuesto, evitar frases tópicas y que no vienen al caso como (y generalmente se contradicen): “es usted una parte fundamental de la empresa”, “le queremos como a uno de casa”, etc., ya que lo que pensará la persona a la que se está despidiedo es ¿si valgo tanto o soy tan querido, por qué se me despide?

Elegancia
Todas las ‘negociaciones’ del despido se deben llevar a cabo de forma personal y particular, nunca delante de otros compañeros de oficina. Si hay que despedir, que sea de forma elegante, sin entrar en descalificaciones, insultos o cualquier otra forma poco educada. Si hay que decir cosas duras, se dicen, pero no necesitan enfatizarse con groserías o con voces.

Según los expertos, la mejor hora para despedir a un empleado es al final de la jornada laboral, y si es viernes o sábado (dependiendo de su trabajo) mejor, porque en este período no laboral da tiempo a que se reflexione sobre la situación.

Saber escuchar
Debea aprender a escuchar todos los razonamientos que el empleado quiera dar, incluso, las implicaciones familiares, que son uno de los argumentos más utilizados. Casi todos los argumentos son válidos, aunque seguramente tu decisión será inamovible. Pero nunca se sabe cuándo se puede cambiar, por eso es bueno escuchar.

Da un tiempo de cortesía para que el empleado retire todas sus cosas de su puesto de trabajo, y si quiere, despedirse de sus compañeros.

Dar al empleado todo lo que le corresponda
No trates de escatimar lo que le corresponde por ley a tu empleado. No es nada elegante arañar unos euros, y quedar mal, sobre todo, cuando la empresa puede pagarlo.

¿Has tenido que despedir alguna vez a un empleado? ¿Cómo planteaste la situación y cómo la recuerdas? ¿Te resultó complicado encontrar la forma de hacerlo? En el caso contrario, ¿te han despedido con malas maneras? Déjanos tu comentario.

Fuente: www.protocolo.org

La fiesta de Navidad de la empresa (I)

A punto de dar la bienvenida a la Navidad, muchos de vosotros ya tendréis comidas y cenas de empresa tan populares en estas fechas. Por lo tanto, qué mejor momento para dedicar el espacio de protocolo del blog de JPC Comunicación para hablar de conductas, vestimenta, relaciones, etc., en estas fiestas con compañeros y jefes.

Relaciones. Conocer gente en la fiesta de Navidad de la empresa

En estas reuniones se debe socializar y participar. Por muy tímido que se sea y aunque no te hayan presentado previamente, puedes lanzarte por tu cuenta a charlar con los compañeros de otros departamentos que ni conoces, o bien con personas que conoces y que te pueden servir de introductoras para que te presenten a otras.

Si encuentras a alguna persona que no te caiga demasiado bien o con la que no te llevas bien en el día a día del trabajo, no tienes por qué hablar con ella. Puedes saludar por cortesía sin entablar ningún tipo de conversación. No demuestres tus rencillas y desavenencias en público. No es el lugar ni el momento.

En el caso de que entres en conversación con otros invitados a la fiesta, habla de temas generales. No aproveches este momento para hablar mal de ese compañero que no te cae bien o del jefe. No es de buena educación y se puede encontrar con que alguno de sus contertulios es amigo, familiar o compañero de esa persona o personas de las que estás hablando no muy bien.

Hay que tener en cuenta que una fiesta de empresa no es una reunión de negocios. No repartaa su tarjeta de visita profesional a diestro y siniestro. Si quierea dejar una forma de contacto, deja tu tarjeta de visita personal, o bien anote el teléfono, correo electrónico o dirección en su agenda de la persona con la que deseas seguir en contacto.

Ten cuidado con los saludos demasiado efusivos. Por mucha confianza que tengas con otra persona, no saludes de forma demasiado efusiva. Un beso, un abrazo …, y cuidado con ir más allá. En privado, si quieres, puedes demostrar tu afecto y cariño. En público hay que guardar las formas.

Y cuidado también con las ‘aventuras’ de una sola noche, sobre todo, cuando se trata de compañeros a los que tendrás que ver durante el resto del año. Prudencia, discreción y un poco de sentido común.

Comportamiento. Saber estar en la fiesta de Navidad de la empresa

Es posible que en la fiesta haya algún tipo de baile o juego para que participen los invitados. Cuidado con salirse de madre. Hay que mantener los buenos modales y la educación en todo momento. No hay que dejarse llevar por la euforia del momento -y de alguna copa de más, en muchas ocasiones-.

Si hay baile y no quieres participar, hazlo saber con educación. No tienes por qué enfadarte si te recriminan que no quieras bailar. Si lo hacen, serán tan maleducados los que lo hacen como tu, si contestas de malas maneras. Puedes poner una excusa, o bien indicar que no te gusta o que no te apetece.

Si quieres bailar con otra persona, puedes pedirlo de forma educada y correcta directamente a esa persona. No utilices intermediarios ni amigos comunes para ganarse los favores de esa persona. Puedes pedir a un amigo común que os presente, pero no pedirle algo en tu nombre. Hazlo directamente tú.

No cantes a pleno pulmón, chilles o grites mientras escuchas ese tema que tanto te gusta. Ni tampoto te subas encima de las mesas, no hagas nada de lo que puedas avergonzarte al día siguiente.

Si tienes alguna queja, puedes dejarla para el final de la fiesta, o puedes hacérselo saber a alguno de los organizadores, pero siempre de forma discreta y privada. No es correcto dejar comentarios públicos sobre lo mala que es la comida, la bebida, el baile, la música, etc.

Si la fiesta no es de tu agrado, es mejor que te vayas, alegando cualquier tipo de excusa -creíble-, pero no estés fastidiando la fiesta a los demásco haciendo críticas de manera mordaz e indiscriminada. Es un día para disfrutar y pasarlo bien, no para amargarte o tratar de amargar a los demás.

¿Por qué no nos cuentas tus anécdotas en este tipo de fiestas? Ya sabes que puedes hacerlo dejando un comentario en el apartado del blog reservado para ello, abajo a la izquierda.

Fuente: www.protocolo.org

El protocolo empresarial, a un clic

Hoy, 14 de noviembre, comenzamos semana y como sabemos que los lunes suelen ser especialmente ‘duros’ con eso de dejar atrás el fin de semana y volver a la rutina, desde JPC os proponemos un post diferente.

Y digo diferente porque esta nueva entrada no va a tener texto, sino que os queremos mostrar un vídeo que nos ha resultado interesante y que viene a resumir lo que a lo largo del blog hemos ido tratando sobre protocolo empresarial.

Se trata de una síntesis bastante bien explicada que recalca los aspectos básicos a tener en cuenta en lo que se refiere a las ‘buenas maneras’ dentro de los negocios.

Como siempre, os pedimos que nos dejéis vuestros comentarios y opiniones porque así nos ayudamos entre todos. Además, ya sabéis que desde JPC Comunicación queremos que todos participéis y nos sugiráis temas sobre los que queráis profundizar.

La importancia del vestuario en el mundo de los negocios: ¿qué me pongo?

Los modales son una parte muy importante de la formación y educación de cualquier persona, pero saber cómo vestirse, qué ponerse en cada momento y dar una buena imagen es muy importante. Sacar provecho de la imagen es socialmente muy importante. Políticos, actores, periodistas que salen en televisión, etc., saben muy bien cómo sacarle provecho a su imagen.

Cada persona tiene sus propias características que lo definen físicamente: una altura y peso determinado, una forma particular de la cara, un determinado color de la piel, del pelo, de los ojos … y, cómo no, una determinada edad. “Jugando” con estos factores y otras muchas variables se puede llegar a sacar un buen provecho dando importancia a unas cosas y restándosela a otras. Lo que de forma coloquial podría decirse “disimulando defectos” y “potenciando virtudes”.

Elegir un vestuario es similar a escribir una carta, un símil que explicamos a continuación.

Una carta tiene una cabecera, un cuerpo y una despedida, y se redacta en función de a quién va dirigida, motivo, etc.

Elegir el vestuario es parecido. Cuando te levantas de la cama debes pensar dónde vas a ir ese día, a quién vas a ver, que compromisos tienea, etc. La carta debe dar una buena imagen de quien la escribe. Una persona debe dar buena imagen de sí misma. Ser correcto y educado, tener buenas maneras, ser atento … es muy importante, pero tener buena imagen es la mejor carta de presentación.

La imagen es tan importante, que en muchos casos, sin una buena imagen no podrás llegar a demostrar tu buena educación, tu saber hacer, tus conocimientos profesionales o cualquier otro tipo de bagaje que tengas. Una mala imagen te puede cerrar muchas puertas.

Además, como ya hemos comentado en otras entradas del blog, el vestuario es importante, al igual que tener una higiene personal adecuada: ser limpios, cuidar las manos, el cabello, las uñas, etc.

El vestuario, debe lucir siempre bien limpio, planchado y en perfecto estado de conservación. De nada sirve utilizar ropa de calidad y/o de marca, si ésta tiene manchas, está arrugada, tiene rotos o descosidos. De la misma manera, hay que adecuar el vestuario a la edad.

Tanto los hombres como las mujeres deben contar con un ropero básico o fondo de armario que pueda cubrir las necesidades más básicas de la vida cotidiana, tanto a nivel social, como laboral y familiar. Combinando adecuadamente un “set” de prendas básicas se pueden cubrir casi todo tipo de necesidades.

El vestuario del hombre suele ser bastante clásico y menos surtido, en cuanto a tipos de prendas, no en cuanto a cantidad, que el vestuario femenino. Los hombres suelen vestir de traje, o bien un pantalón combinado con una chaqueta o con un jersey. El pantalón, la camisa, la chaqueta, el jersey, el polo y la camiseta son las prendas más utilizadas por los hombres. En cambio, la mujer suele tener un surtido de prendas mucho mayor con el que hacer combinaciones. Podrían ser todas las prendas del vestuario masculino más las propias del vestuario femenino, dependiendo del estilo de cada mujer.
Por último, apuntar que, a la hora de elegir el vestuario a lucir, hay que tener en cuenta algunos factores importantes: en qué época del año se está, en qué lugar, dónde vas a ir, con quién te vas a ver, con qué motivo y a qué hora.

¿Cómo sueles ir vestido a tu lugar de trabajo? ¿Crees que la imagen influye en el mundo de los negocios? ¿Qué importancia le das al vestuario? Déjanos tus comentarios.

Fuente: www.protocolo.org

Nociones básicas para ‘quedar como un príncipe’

En entradas anteriores del blog, ya hemos ido comentando aspectos básicos del protocolo empresarial, y hoy vamos a condensar los más importantes.

Aunque cada empresa establezca su propio protocolo, sin duda, éste se basará en algo fundamental: las buenas costumbres y maneras, la cortesía y el buen trato. Sin embargo, difiere un poco del ámbito social, pues del empresarial exige un poco más de formalidad.

Como el protocolo maneja jerarquías, hay puntos para tener en cuenta en este aspecto:

- El anfitrión siempre marca la pauta de comportamiento, y entiéndase por anfitrión en una empresa el presidente, director o gerente de la misma. Sólo se le da la mano si él la extendió para saludar. Se habla de señor (seguido del apellido) a menos de que él halla dicho otra cosa.

- Si se está visitando o te visita un cliente o proveedor, él se vuelve ‘mas importante’ y tiene la palabra.

- El apretón de manos debe ser firme y mirando a los ojos. En el ámbito empresarial, a las mujeres se les saluda de la misma manera, nada de saludar con besos. Sólo se permite si ella tiene un cargo superior y toma la iniciativa.

- Si te sudan las manos, mantén un pañuelo de papel con talco en el bolsillo y tócalo antes de saludar.

- En el ámbito empresarial, no se debe tutear ni utilizar malas palabras ni un tono alto de voz. Siempre es mejor ser distante que confianzudo.

- Se siempre lo más puntual posible para llegar a una cita o iniciar una reunión.

- Las tarjetas personales se entregan al saludar o al salir, no en la mitad de la conversación. El nombre debe ir en dirección de quien la recibe para que la pueda leer.

- A la hora de las presentaciones, hay que tener en la cuenta el rango de cada quien. La persona de mayor rango es presentada a los demás, de acuerdo con su posición, de mayor a menor. A las mujeres se les trata de la misma manera. Si se trata de un cliente, se presenta primero a éste, aun cuando el funcionario de la empresa que lo reciba tenga un cargo mayor.

- El lenguaje corporal también es importante. Los hombres, sentados con mujeres, no deben cruzar la pierna. Es mejor sentarse con los pies separados, no más allá del ancho de la cadera. Las mujeres tampoco deben cruzarlas.

- El maletín es mejor cargarlo en el brazo izquierdo para equilibrar y porque deja libre la mano derecha para saludar o abrir una puerta.

- En una mesa, ya sea en una reunión de trabajo o para comer, el anfitrión la preside y a la derecha se sienta el asistente más importante.

Fuente: www.protocolo.org

Las presentaciones (II)

Hoy, dentro del tema que tenemos abierto sobre las presentaciones, vamos a hablar de las fórmulas más utilizadas para realizarlas, así que vamos a ello.

Hacer las oportunas presentaciones implica tener un buen conocimiento de nuestros interlocutores.

Las fórmulas más utilizadas para la introducción a la presentación (si se requiere de ellas) son, “permítame que le presente a…” o “Disculpe que le interrumpa, quisiera presentarle a…”

Para las presentaciones, se dice el nombre completo de la persona: “Beatriz Pérez te presento a Antonio Ruiz” o bien otra fórmula sería “Beatriz, te presento a Antonio Ruiz, Antonio, Beatriz Pérez”

En el caso de presentar a tu mujer, no es correcto decir Sra. de …, esto queda reservado cuando la presentación la hace una tercera persona. Otra cosa a tener en cuenta cuando se presenta a su mujer, es no referirse a ella como mi esposa, por ser una fórmula que ha caído en desuso, es preferible mi mujer, mi novia o mi pareja.

-”Maribel, te presento a mi compañero de trabajo Juan Luis Rodríguez. Juan Luis ella es Maribel López, mi mujer”

Hay ocasiones, principalmente en el ámbito profesional, en que decir tan sólo el nombre no es suficiente, se debe añadir el cargo.

“- D. Antonio, le presento a la nueva secretaria de Dirección Beatriz Pérez, Beatriz, D. Antonio Ruiz es el gerente de la empresa”.

Fuente: www.redprotocolo.com

El uso del teléfono móvil en el centro de trabajo

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El avance de las comunicaciones ha dado lugar a un gran consumo de nuevos aparatos, sobre todo, en lo que se refiere a la telefonía móvil.

Si se utiliza el teléfono móvil a título personal, lo mejor es desconectarlo al entrar en la oficina. Parece que no molesta, pero ¿te imaginas toda la oficina recibiendo llamadas?. Además, atender a las llamadas te hace perder tiempo de trabajo.

En el caso de que el móvil sea el de la empresa, hay que tenerlo activado, ya que es una herramienta de trabajo.

Si hace unos días hablábamos de las buenas maneras al teléfono, hoy vamos a comenzar la semana con algunos de los puntos a tener en cuenta al utilizar el móvil:

- Si el móvil es de la empresa, no lo utilices para hacer llamadas personales.

- Si estás en una reunión importante, lo mejor es apagarlo. Si no lo tienes apagado, no contestes a las llamadas mientras estés reunido.

- Si la llamada es importante y tienes que contestarla, pide disculpas y retírate ligeramente para hablar, no lo haga delante de todo el mundo.

- Fuera de tu horario de trabajo no utilices el móvil de la empresa para hacer llamadas personales.

- Si tienes algún filtro o identificador de llamadas, no lo utilices para dejar de contestar a los clientes que no quieres atender, pues te puede costar el puesto.

- Siempre que puedas contactar con alguna persona a través de la red fija es mejor que llame a su oficina en lugar de a su teléfono móvil.

- Si no es de suma importancia, no dejes a tu interlocutor en espera para contestar otra llamada.

- Salvo que sea necesario, no llames al móvil de una persona que no te ha dado su número directamente (sino que lo has conseguido por otra tercera persona).

- Si no eres un médico de urgencias, un policía o alguna persona que necesita estar siempre en contacto, apaga tu teléfono móvil cuando te encuentres en tus ratos libres y de ocio.

¿Utilizas el teléfono móvil como herramienta de trabajo? ¿ En tu oficina suenan habitualmente los móviles de los que están allí trabajando? ¿Estabas reunido con alguien que te ha dejado “plantado” por atender una llamada de tu teléfono móvil?
Fuente: www.protogolo.org

Buenas maneras al teléfono

En el ámbito empresarial (como ya hemos repetido muchas veces en el blog), los clientes son la principal fuente de ingresos de la empresa, y, por lo tanto, su trato debe ser lo más correcto posible en todo momento. Una mala contestación o atención puede hacer que se pierdan.

El teléfono en el trabajo no sigue las mismas normas que las llamadas particulares. Aunque algunas empresas tienen sus propias reglas, nosotros vamos a dar unas pautas básicas de comportamiento al teléfono.

Cuando te llaman: llamadas entrantes.

- Tienes que contestar rápidamente las llamadas y no hacer esperar a la persona que llama.
- Una vez que descuelgas, si ves que la persona solicitada va a tardar mucho en ponerse, es mejor que indiques al interlocutor que llame más tarde o que deje sus datos para llamarle con posterioridad, que hacerle esperar.
- La respuesta debe ser educada y con una frase tipo: “Buenos días, le habla Ana, ¿en qué puedo ayudarle?, o bien,“JPC Comunicación, dígame, habla usted con Ana”.
- El trato siempre debe ser de usted. La persona que te hace la llamada es la que tiene que indicarte si la puedes tutear.
- Debes responder al teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy desagradable no entender a la persona que nos contesta al teléfono.
- Si tratas con personas de otros países, pon mucho cuidado en hablar despacio y claro para poder entender lo que te dicen lo mejor posible.

Cuando llamas: llamadas salientes.

- Pregunta siempre por la persona que buscas de forma educada.
- Habla con un tono de voz moderado y de forma clara, que te entienda bien la otra parte.
- Identifícate para que la otra persona sepa con quién está hablando. Di tu nombre y el de la compañía que representas.
- Si en alguna ocasión te equivocas al llamar, pide disculpas por el error, pero no cuelgues el teléfono sin decir nada.
- El teléfono, cuando se está en el trabajo, no es para mantener largas conversaciones. No te olvides de que la persona a la que llamas puede tener más cosas que hacer.
- Si llamas a través de una secretaria, no hagas esperar mucho a tu interlocutor. Si, por el contrario, llamas de forma directa y “salta” el contestador, deja un breve mensaje, pero no cuentes todo el motivo de la llamada. Sé conciso.
- Su tu llamada es para devolver una comunicación anterior, debes hacerla en los términos especificados: hora día…
- No te olvides de las palabras mágicas de la buena educación: por favor y gracias. Siempre te ayudarán.

¿Has vivido alguna situación “embarazosa” al teléfono? ¿ Has sufrido la mala educación de las personas? ¿Piensas que la gente tiene muy poca paciencia al teléfono? ¿Has perdido algún cliente por una falta de entendimiento mientras hablabas con él por teléfono? Cuéntanoslo.

Fuente: www.protocolo.org