Saber comportarse en la oficina

Hoy es lunes y, por lo tanto, vamos a dedicar este post al tema que tenemos asignado para este día de la semana, que no es otro que: el protocolo empresarial.

Así, a lo largo de estas líneas, hablaremos del protocolo en la oficina, de saber estar y comportarse en el trabajo.

Si tenemos en cuenta que la mayor parte del día, durante la semana, nos la pasamos en el trabajo, es normal que tratemos de crear un ambiente laboral agradable en el que desenvolvernos, y tratar que la convivencia con los compañeros sea lo más cordial y pacífica posible.

Existen empresas en las que la competitividad es tan alta que este tipo de ambiente es difícil de conseguir, pero vamos a tratar de dar algunas pautas básicas de comportamiento para ayudar a crear ese “ambiente ideal” del que hablamos.

1. Mentalidad
Debemos ser abiertos y receptivos a las opiniones y sugerencias de los demás compañeros para mejorar el ambiente laboral en la empresa.

2. Evitar discusiones y riñas
Como en toda actividad laboral, hay días que las reuniones, las llamadas, la realización de informes y otras tareas nos traen de cabeza, con lo que los nervios están a flor de piel y surgen enfados por cualquier nimiedad. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco agradable. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser lo más cordiales posibles.

3. Incidencias
Si tenemos que ausentarnos del trabajo por alguna razón (reuniones, enfermedad, asuntos personales, etc.) debemos avisar a la empresa para no cargar a los compañeros con algún trabajo extra que nos correspondería a nosotros y que tendrán que realizar por nuestra culpa. Hay que intentar en todo momento no ser el origen de conflictos en la empresa por esta causa.

4. Compartir
Las relaciones entre compañeros se basan en la confianza mutua y, por ello, debemos compartir toda la información a nuestro alcance para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina. No es honesto ni correcto “guardar” información que puede afectar a otras personas y departamentos.

5. Colaboración
Debemos estar abiertos al trabajo en equipo. En cualquier trabajo, cada persona tiene unas determinadas tareas que realizar, lo que no impide que podamos echar una mano a otros compañeros. Y si el trabajo es de un equipo, no debemos tratar de realizar el menor trabajo posible en detrimento del resto de compañeros del grupo de trabajo. Debemos colaborar entre todos. La satisfacción de un trabajo bien hecho es la mejor recompensa.

6. Respetar las normas y costumbres
Todas las personas tenemos nuestras propias particularidades y nuestra propia forma de ser, pero cuando se convive en comunidad éstas deben ser muchas veces reservadas para nuestro ámbito privado, y debemos adaptarnos. Quién no conoce, en su trabajo, a esa persona que sigue su propio estilo haciendo del ambiente laboral una auténtica “selva” donde no se respeta ninguna de las costumbres de la oficina. Esto suele dar lugar a malas relaciones personales, críticas y burlas.

7. Relaciones laborales
Se debe establecer una serie de protocolos de actuación en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el ámbito privado de ninguna persona de la empresa.

8. Movimientos de personal
Se debe presentar a los nuevos empleados al resto de la plantilla (al menos a los de la misma planta o departamento, dependiendo del tamaño de la empresa). De igual modo, se debe despedir a los compañeros de trabajo que abandonen la empresa (por el motivo que sea: traslado, despido, etc.).

9. Críticas y sugerencias
Hay que evitar todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en la oficina. Las únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas. En cualquier caso, si las hubiera, debemos saber encajarlas con cierta diplomacia. No debemos olvidar esta máxima: “si criticamos es fácil que a nosotros también nos critiquen”. Las simpatías y antipatías suelen ser mutuas.

10. Honestidad
No debes atribuirte méritos por trabajos o proyectos de los que no has sido parte o, aun habiendo sido parte, no son tuyos en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben compartir con el resto de los compañeros, remarcando así la importancia de los mismos en la consecución de estos logros. Esto genera un ambiente laboral cordial y muy agradable.

11. Educación y respeto
La educación no consiste solamente en saludar, dar los buenos días, pedir las cosas por favor, etc. Ser educado debe ser una costumbre que, de forma sutil, conviva con nosotros a todas las horas del día. Lo mismo que el respeto: respeto a la forma de ser de los demás, a su forma de vestir, de hablar, de opinar… Si respetamos a los demás, los demás nos respetarán a nosotros.

¿Has tenido algún problema con un compañero de trabajo? ¿En tu oficina se respira un ambiente agradable? Cuéntanos tus anécdotas.

Fuente: www.protocolo.org

El uso del teléfono móvil en el centro de trabajo

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El avance de las comunicaciones ha dado lugar a un gran consumo de nuevos aparatos, sobre todo, en lo que se refiere a la telefonía móvil.

Si se utiliza el teléfono móvil a título personal, lo mejor es desconectarlo al entrar en la oficina. Parece que no molesta, pero ¿te imaginas toda la oficina recibiendo llamadas?. Además, atender a las llamadas te hace perder tiempo de trabajo.

En el caso de que el móvil sea el de la empresa, hay que tenerlo activado, ya que es una herramienta de trabajo.

Si hace unos días hablábamos de las buenas maneras al teléfono, hoy vamos a comenzar la semana con algunos de los puntos a tener en cuenta al utilizar el móvil:

- Si el móvil es de la empresa, no lo utilices para hacer llamadas personales.

- Si estás en una reunión importante, lo mejor es apagarlo. Si no lo tienes apagado, no contestes a las llamadas mientras estés reunido.

- Si la llamada es importante y tienes que contestarla, pide disculpas y retírate ligeramente para hablar, no lo haga delante de todo el mundo.

- Fuera de tu horario de trabajo no utilices el móvil de la empresa para hacer llamadas personales.

- Si tienes algún filtro o identificador de llamadas, no lo utilices para dejar de contestar a los clientes que no quieres atender, pues te puede costar el puesto.

- Siempre que puedas contactar con alguna persona a través de la red fija es mejor que llame a su oficina en lugar de a su teléfono móvil.

- Si no es de suma importancia, no dejes a tu interlocutor en espera para contestar otra llamada.

- Salvo que sea necesario, no llames al móvil de una persona que no te ha dado su número directamente (sino que lo has conseguido por otra tercera persona).

- Si no eres un médico de urgencias, un policía o alguna persona que necesita estar siempre en contacto, apaga tu teléfono móvil cuando te encuentres en tus ratos libres y de ocio.

¿Utilizas el teléfono móvil como herramienta de trabajo? ¿ En tu oficina suenan habitualmente los móviles de los que están allí trabajando? ¿Estabas reunido con alguien que te ha dejado “plantado” por atender una llamada de tu teléfono móvil?
Fuente: www.protogolo.org

Pautas para redactar una carta comercial

TIPO DE PAPEL. TAMAÑO Y FUENTE DE LA LETRA. REDACCIÓN CORRECTA

A diferencia de la correspondencia personal, las cartas comerciales no deben estar escritas nunca a mano, sino a máquina de escribir ( manual o eléctrica) o a ordenador. Su presentación ha de ser buena, ya que muestran la imagen de la empresa. Si envías una carta con faltas de ortografía, tachones, etc., la parte receptora se puede hacer una idea equivocada de la compañía. Y, junto a la buena presentación, es fundamental la claridad en los conceptos.

El papel tiene que ser siempre blanco con membrete ( nombre o título de una persona, oficina o corporación, estampado en la parte superior del papel de escribir) y logotipo, o sólo con el membrete. En él deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico, y dirección web ( si se tiene). Por supuesto, hay que elegir un papel de calidad, pero sin llegar al cartón, que es más difícil de doblar y de ensobrar. En cuanto al tamaño, el más utilizado es el DIN A4 debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el folio (21,5×35).

Respecto al tipo y al tamaño de la letra, se debe usar una medida adecuada y una fuente clara y legible, como la “Times New Roman o la Arial”. Hay que evitar usar las fuentes más “bonitas” del ordenador, y emplear dos tipos de letra distintos en una misma carta.

ESTRUCTURA DE LAS CARTAS COMERCIALES

Los datos del destinatario hay que escribirlos preferiblemente en la parte superior derecha del folio, aunque también se admiten en la derecha. Dos o tres líneas debajo va la fecha con el lugar desde donde se escribe. Es mejor escribir la fecha con el nombre del mes que con el dígito.
Las fórmulas para dirigirse al destinatario de la carta son muy diversas: Estimado señor…, Muy señor mío/nuestro…, Apreciado señor…, Distinguido señor…, etc. Las fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que se dirige la carta, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.

A continuación se pasaría a exponer el motivo de la carta de forma clara y sencilla. Hay que indicar los puntos fundamentales por los que se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido…). En caso de que sean varios los asuntos, se debe tratar cada uno de ellos en párrafos separados. Es recomendable dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2, 3 ó 5 centímetros), y respecto al margen derecho, éste puede ser menos amplio. Además, en la medida de lo posible, se debe justificar los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.

Por último, las fórmulas para despedir y cerrar la carta tienen que ser acordes con las utilizadas en la cabecera, por ejemplo, En espera de sus gratas noticias…, Sin otro particular por el momento…, Reciba un cordial/atento saludo…, Se despide atentamente…, Un saludo, etc. Unas líneas por debajo de esta fórmula, tres o cuatro, debe ir tu nombre y firma (de tu puño y letra, aunque, en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).

EL SOBRE

Una vez que se tiene redactada la carta, se mete en el sobre para proceder a su envío. Uno de los sobres más utilizados es el conocido como “sobre ventana”, que se caracteriza por tener una ventana transparente y permite ver la dirección del destinatario ( escrita en la carta). Su ventaja es que no hay que volver a añadir estos datos de nuevo y se ahorra tiempo. El tamaño de sobres más extendido es 22×11,5, aunque puede ser diferente dependiendo de la medida de la papelería de la empresa. En el sobre debe constar la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. Una de las diferencias con los sobres personales, es que en los comerciales el remite suele ir colocado en la parte delantera.

Fuente: www.protocolo.org

Buenas maneras al teléfono

En el ámbito empresarial (como ya hemos repetido muchas veces en el blog), los clientes son la principal fuente de ingresos de la empresa, y, por lo tanto, su trato debe ser lo más correcto posible en todo momento. Una mala contestación o atención puede hacer que se pierdan.

El teléfono en el trabajo no sigue las mismas normas que las llamadas particulares. Aunque algunas empresas tienen sus propias reglas, nosotros vamos a dar unas pautas básicas de comportamiento al teléfono.

Cuando te llaman: llamadas entrantes.

- Tienes que contestar rápidamente las llamadas y no hacer esperar a la persona que llama.
- Una vez que descuelgas, si ves que la persona solicitada va a tardar mucho en ponerse, es mejor que indiques al interlocutor que llame más tarde o que deje sus datos para llamarle con posterioridad, que hacerle esperar.
- La respuesta debe ser educada y con una frase tipo: “Buenos días, le habla Ana, ¿en qué puedo ayudarle?, o bien,“JPC Comunicación, dígame, habla usted con Ana”.
- El trato siempre debe ser de usted. La persona que te hace la llamada es la que tiene que indicarte si la puedes tutear.
- Debes responder al teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy desagradable no entender a la persona que nos contesta al teléfono.
- Si tratas con personas de otros países, pon mucho cuidado en hablar despacio y claro para poder entender lo que te dicen lo mejor posible.

Cuando llamas: llamadas salientes.

- Pregunta siempre por la persona que buscas de forma educada.
- Habla con un tono de voz moderado y de forma clara, que te entienda bien la otra parte.
- Identifícate para que la otra persona sepa con quién está hablando. Di tu nombre y el de la compañía que representas.
- Si en alguna ocasión te equivocas al llamar, pide disculpas por el error, pero no cuelgues el teléfono sin decir nada.
- El teléfono, cuando se está en el trabajo, no es para mantener largas conversaciones. No te olvides de que la persona a la que llamas puede tener más cosas que hacer.
- Si llamas a través de una secretaria, no hagas esperar mucho a tu interlocutor. Si, por el contrario, llamas de forma directa y “salta” el contestador, deja un breve mensaje, pero no cuentes todo el motivo de la llamada. Sé conciso.
- Su tu llamada es para devolver una comunicación anterior, debes hacerla en los términos especificados: hora día…
- No te olvides de las palabras mágicas de la buena educación: por favor y gracias. Siempre te ayudarán.

¿Has vivido alguna situación “embarazosa” al teléfono? ¿ Has sufrido la mala educación de las personas? ¿Piensas que la gente tiene muy poca paciencia al teléfono? ¿Has perdido algún cliente por una falta de entendimiento mientras hablabas con él por teléfono? Cuéntanoslo.

Fuente: www.protocolo.org

El fax también tiene su protocolo

Como ocurre con el teléfono móvil, el ordenador o el correo electrónico, el fax también tiene unas reglas de cortesía para redactarlo correctamente.

Es verdad que, en los últimos años, el uso del correo electrónico, principalmente, ha quitado protagonismo al fax, y éste ha pasado a un segundo plano en favor de las nuevas formas de comunicación que permiten el envío de documentos, imágenes, sonido, vídeo…

Aun así, el fax sigue estando presente en muchas oficinas y éstos son algunos consejos para utilizarle adecuadamente:

- Redactar el fax a máquina de escribir u ordenador. Sólo está permitido remitir un fax escrito a mano cuando el destinatario es una persona conocida o de confianza.

- Utilizar siempre un papel blanco o de tonos muy claros para darle mayor nitidez. Resulta una pérdida de tiempo recibir un fax en el que apenas se ve nada( especialmente cuando se envían fotos, esquemas o dibujos).

- La redacción debe ser clara, breve y concisa, pues es un medio para dar a conocer algo de forma precisa. Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarse para comunicaciones personales.

- No hay que olvidar firmarlo. Es de mala educación enviar comunicados sin firma. Hay que hacer constar los datos personales o de la empresa que remite el fax y la firma de la persona que lo escribe.

- Si se envía más de una hoja, hay que indicar en algún lado el número total de hojas que se envía. También se pueden utilizar cubiertas de fax. Suelen llegar varios faxes en un mismo día, por lo tanto, si no se hace esta indicación, puede haber problemas a la hora de identificar cuántos faxes distintos hay.

¿Eres de los que todavía utiliza el fax en la oficina? ¿Sigues algunas reglas en su redacción? ¿Has sustituido al fax por otros métodos de comunicación más modernos? Nos gustaría que nos lo contaras.

Fuente: www.protocolo.org

¿Eres amigo de tu jefe en Facebook?

La aseguradora Liberty Mutual, a través de su proyecto Responsibility Proyect, ha realizado una encuesta en Estados Unidos para conocer la opinión de los norteamericanos acerca del uso de las Redes Sociales en el ámbito laboral.

El resultado del estudio es que, de los mil empleados entrevistados, el 56% piensa que es irresponsable ser amigo del jefe en Facebook u otra Red Social; el 62% considera que está mal tener como contactos a los subordinados, y el 76% está de acuerdo en que no hay ningún problema en ser amigos de compañeros de trabajo del mismo nivel.
En este contexto, Kelly Holland, una de las investigadoras, ha apuntado que se generan “situaciones muy complicadas respecto a lo que la gente cree que es responsable”. Por ejemplo, ¿qué debe hacerse cuando a un compañero lo ascienden a jefe? ¿Se debe dejar de ser su amigo en Facebook? ¿Y cuando el ascendido es uno mismo?

Otro de los temas en los que se ha centrado la encuesta es en cómo deben conducirse las empresas con Facebook, es decir, ¿es lícito que se revisen los perfiles de los aspirantes a un puesto de trabajo a través de las Redes Sociales? Sobre esto, un 52% de los consultados cree que sí, mientras que el 48% se muestra totalmente contrario.

El estudio también ha querido conocer cuál es la actitud de los trabajadores respecto a estas herramientas durante su jornada laboral. Al respecto, un 73% opina que no se debe actualizar el estado en Facebook cuando se está en la oficina; un 83% ve inadecuado subir imágenes en horario laboral, y un 79% critica ponerse a ver vídeos en Internet. Por el contrario, un 66% cree aceptable consultar el correo personal cuando se está en el centro de trabajo.

Por último, en cuanto a cómo valoran los encuestados que el director ejecutivo de una firma “tuitee”, resulta que un 51% de los hombres lo ve responsable frente a un 37% de mujeres que no lo considera lo más apropiado.

Cada compañía sigue su propio criterio a la hora de permitir a sus empleados el acceso a las Redes Sociales, pero, en líneas generales, la opinión más extendida entre los empresarios es que disminuyen la productividad de los trabajadores. ¿Estás de acuerdo?¿Usas habitualmente las Redes Sociales mientras estás trabajando?¿Entre tus contactos de Facebook se encuentra tu jefe?

Fuente: www.tuexperto.com