¿Cómo despedir a un empleado?

Si estás al mando de un negocio y, por lo tanto, eres ‘jefe’, presta atención a esta entrada porque, seguramente, te sientas identificado. Y es que, entre esas labores a desempeñar como jefe, puede que la más díficil sea la de despedir a un empleado.

Llegados a este punto, la gran pregunta es, ¿cómo despedir a un empleado con educación? Pues bien, desde JPC Comunicación os damos una serie de consejos para que este ‘mal trago’ sea lo más llevadero y correcto posible.

Buenos modales
A pesar de que esta situación sea, por lo general, desagradable, se debe desplegar los mejores modales que se tengan, ya que estas circunstancias incómodas pueden llevar a más de uno a perder los nervios, y es importante ser respetusos en todo momento.

Evitar tópicos
Hay que exponer de forma clara y educada las razones por las se produce el despido. Y, por supuesto, evitar frases tópicas y que no vienen al caso como (y generalmente se contradicen): “es usted una parte fundamental de la empresa”, “le queremos como a uno de casa”, etc., ya que lo que pensará la persona a la que se está despidiedo es ¿si valgo tanto o soy tan querido, por qué se me despide?

Elegancia
Todas las ‘negociaciones’ del despido se deben llevar a cabo de forma personal y particular, nunca delante de otros compañeros de oficina. Si hay que despedir, que sea de forma elegante, sin entrar en descalificaciones, insultos o cualquier otra forma poco educada. Si hay que decir cosas duras, se dicen, pero no necesitan enfatizarse con groserías o con voces.

Según los expertos, la mejor hora para despedir a un empleado es al final de la jornada laboral, y si es viernes o sábado (dependiendo de su trabajo) mejor, porque en este período no laboral da tiempo a que se reflexione sobre la situación.

Saber escuchar
Debea aprender a escuchar todos los razonamientos que el empleado quiera dar, incluso, las implicaciones familiares, que son uno de los argumentos más utilizados. Casi todos los argumentos son válidos, aunque seguramente tu decisión será inamovible. Pero nunca se sabe cuándo se puede cambiar, por eso es bueno escuchar.

Da un tiempo de cortesía para que el empleado retire todas sus cosas de su puesto de trabajo, y si quiere, despedirse de sus compañeros.

Dar al empleado todo lo que le corresponda
No trates de escatimar lo que le corresponde por ley a tu empleado. No es nada elegante arañar unos euros, y quedar mal, sobre todo, cuando la empresa puede pagarlo.

¿Has tenido que despedir alguna vez a un empleado? ¿Cómo planteaste la situación y cómo la recuerdas? ¿Te resultó complicado encontrar la forma de hacerlo? En el caso contrario, ¿te han despedido con malas maneras? Déjanos tu comentario.

Fuente: www.protocolo.org

La importancia del vestuario en el mundo de los negocios: ¿qué me pongo?

Los modales son una parte muy importante de la formación y educación de cualquier persona, pero saber cómo vestirse, qué ponerse en cada momento y dar una buena imagen es muy importante. Sacar provecho de la imagen es socialmente muy importante. Políticos, actores, periodistas que salen en televisión, etc., saben muy bien cómo sacarle provecho a su imagen.

Cada persona tiene sus propias características que lo definen físicamente: una altura y peso determinado, una forma particular de la cara, un determinado color de la piel, del pelo, de los ojos … y, cómo no, una determinada edad. “Jugando” con estos factores y otras muchas variables se puede llegar a sacar un buen provecho dando importancia a unas cosas y restándosela a otras. Lo que de forma coloquial podría decirse “disimulando defectos” y “potenciando virtudes”.

Elegir un vestuario es similar a escribir una carta, un símil que explicamos a continuación.

Una carta tiene una cabecera, un cuerpo y una despedida, y se redacta en función de a quién va dirigida, motivo, etc.

Elegir el vestuario es parecido. Cuando te levantas de la cama debes pensar dónde vas a ir ese día, a quién vas a ver, que compromisos tienea, etc. La carta debe dar una buena imagen de quien la escribe. Una persona debe dar buena imagen de sí misma. Ser correcto y educado, tener buenas maneras, ser atento … es muy importante, pero tener buena imagen es la mejor carta de presentación.

La imagen es tan importante, que en muchos casos, sin una buena imagen no podrás llegar a demostrar tu buena educación, tu saber hacer, tus conocimientos profesionales o cualquier otro tipo de bagaje que tengas. Una mala imagen te puede cerrar muchas puertas.

Además, como ya hemos comentado en otras entradas del blog, el vestuario es importante, al igual que tener una higiene personal adecuada: ser limpios, cuidar las manos, el cabello, las uñas, etc.

El vestuario, debe lucir siempre bien limpio, planchado y en perfecto estado de conservación. De nada sirve utilizar ropa de calidad y/o de marca, si ésta tiene manchas, está arrugada, tiene rotos o descosidos. De la misma manera, hay que adecuar el vestuario a la edad.

Tanto los hombres como las mujeres deben contar con un ropero básico o fondo de armario que pueda cubrir las necesidades más básicas de la vida cotidiana, tanto a nivel social, como laboral y familiar. Combinando adecuadamente un “set” de prendas básicas se pueden cubrir casi todo tipo de necesidades.

El vestuario del hombre suele ser bastante clásico y menos surtido, en cuanto a tipos de prendas, no en cuanto a cantidad, que el vestuario femenino. Los hombres suelen vestir de traje, o bien un pantalón combinado con una chaqueta o con un jersey. El pantalón, la camisa, la chaqueta, el jersey, el polo y la camiseta son las prendas más utilizadas por los hombres. En cambio, la mujer suele tener un surtido de prendas mucho mayor con el que hacer combinaciones. Podrían ser todas las prendas del vestuario masculino más las propias del vestuario femenino, dependiendo del estilo de cada mujer.
Por último, apuntar que, a la hora de elegir el vestuario a lucir, hay que tener en cuenta algunos factores importantes: en qué época del año se está, en qué lugar, dónde vas a ir, con quién te vas a ver, con qué motivo y a qué hora.

¿Cómo sueles ir vestido a tu lugar de trabajo? ¿Crees que la imagen influye en el mundo de los negocios? ¿Qué importancia le das al vestuario? Déjanos tus comentarios.

Fuente: www.protocolo.org

Nociones básicas para ‘quedar como un príncipe’

En entradas anteriores del blog, ya hemos ido comentando aspectos básicos del protocolo empresarial, y hoy vamos a condensar los más importantes.

Aunque cada empresa establezca su propio protocolo, sin duda, éste se basará en algo fundamental: las buenas costumbres y maneras, la cortesía y el buen trato. Sin embargo, difiere un poco del ámbito social, pues del empresarial exige un poco más de formalidad.

Como el protocolo maneja jerarquías, hay puntos para tener en cuenta en este aspecto:

- El anfitrión siempre marca la pauta de comportamiento, y entiéndase por anfitrión en una empresa el presidente, director o gerente de la misma. Sólo se le da la mano si él la extendió para saludar. Se habla de señor (seguido del apellido) a menos de que él halla dicho otra cosa.

- Si se está visitando o te visita un cliente o proveedor, él se vuelve ‘mas importante’ y tiene la palabra.

- El apretón de manos debe ser firme y mirando a los ojos. En el ámbito empresarial, a las mujeres se les saluda de la misma manera, nada de saludar con besos. Sólo se permite si ella tiene un cargo superior y toma la iniciativa.

- Si te sudan las manos, mantén un pañuelo de papel con talco en el bolsillo y tócalo antes de saludar.

- En el ámbito empresarial, no se debe tutear ni utilizar malas palabras ni un tono alto de voz. Siempre es mejor ser distante que confianzudo.

- Se siempre lo más puntual posible para llegar a una cita o iniciar una reunión.

- Las tarjetas personales se entregan al saludar o al salir, no en la mitad de la conversación. El nombre debe ir en dirección de quien la recibe para que la pueda leer.

- A la hora de las presentaciones, hay que tener en la cuenta el rango de cada quien. La persona de mayor rango es presentada a los demás, de acuerdo con su posición, de mayor a menor. A las mujeres se les trata de la misma manera. Si se trata de un cliente, se presenta primero a éste, aun cuando el funcionario de la empresa que lo reciba tenga un cargo mayor.

- El lenguaje corporal también es importante. Los hombres, sentados con mujeres, no deben cruzar la pierna. Es mejor sentarse con los pies separados, no más allá del ancho de la cadera. Las mujeres tampoco deben cruzarlas.

- El maletín es mejor cargarlo en el brazo izquierdo para equilibrar y porque deja libre la mano derecha para saludar o abrir una puerta.

- En una mesa, ya sea en una reunión de trabajo o para comer, el anfitrión la preside y a la derecha se sienta el asistente más importante.

Fuente: www.protocolo.org

Las presentaciones (II)

Hoy, dentro del tema que tenemos abierto sobre las presentaciones, vamos a hablar de las fórmulas más utilizadas para realizarlas, así que vamos a ello.

Hacer las oportunas presentaciones implica tener un buen conocimiento de nuestros interlocutores.

Las fórmulas más utilizadas para la introducción a la presentación (si se requiere de ellas) son, “permítame que le presente a…” o “Disculpe que le interrumpa, quisiera presentarle a…”

Para las presentaciones, se dice el nombre completo de la persona: “Beatriz Pérez te presento a Antonio Ruiz” o bien otra fórmula sería “Beatriz, te presento a Antonio Ruiz, Antonio, Beatriz Pérez”

En el caso de presentar a tu mujer, no es correcto decir Sra. de …, esto queda reservado cuando la presentación la hace una tercera persona. Otra cosa a tener en cuenta cuando se presenta a su mujer, es no referirse a ella como mi esposa, por ser una fórmula que ha caído en desuso, es preferible mi mujer, mi novia o mi pareja.

-”Maribel, te presento a mi compañero de trabajo Juan Luis Rodríguez. Juan Luis ella es Maribel López, mi mujer”

Hay ocasiones, principalmente en el ámbito profesional, en que decir tan sólo el nombre no es suficiente, se debe añadir el cargo.

“- D. Antonio, le presento a la nueva secretaria de Dirección Beatriz Pérez, Beatriz, D. Antonio Ruiz es el gerente de la empresa”.

Fuente: www.redprotocolo.com

Las presentaciones (I)

En ocasiones, nos vemos ante la necesidad de realizar la presentación de una persona a otra, y no manejar las técnicas correctas para hacerlo puede conllevar situaciones algo comprometidas.

Manejar el arte de las presentaciones es sencillo, sólo debemos seguir unas pequeñas pautas. A la hora de realizarlas debemos tener en mente tres factores:

- Cuestiones de sexo:
Normalmente presentaremos el hombre a la mujer. Existen dos excepciones. La primera es cuando el señor es anciano o de una edad muy superior a la de la mujer, en tal caso la señora será presentada al señor. La otra excepción es en el ámbito laboral, en el que prevalece la categoría profesional. Obviamente no sería correcto presentarle a la secretaria al dueño de la empresa, sino al contrario.

- Cuestiones de edad:
Las presentaciones se efectuarán presentando al de menor edad al de mayor edad.

- Cuestiones de categoría personal o profesional:
Presentaremos al de inferior categoría al de mayor.

¿Has tenido que presentar a alguien en una ocasión determinada? ¿Cómo hiciste esta presentación? ¿Tuviste en cuenta los detalles que recogemos en este post?

Fuente: www.redprotocolo.com

Buenas maneras al teléfono

En el ámbito empresarial (como ya hemos repetido muchas veces en el blog), los clientes son la principal fuente de ingresos de la empresa, y, por lo tanto, su trato debe ser lo más correcto posible en todo momento. Una mala contestación o atención puede hacer que se pierdan.

El teléfono en el trabajo no sigue las mismas normas que las llamadas particulares. Aunque algunas empresas tienen sus propias reglas, nosotros vamos a dar unas pautas básicas de comportamiento al teléfono.

Cuando te llaman: llamadas entrantes.

- Tienes que contestar rápidamente las llamadas y no hacer esperar a la persona que llama.
- Una vez que descuelgas, si ves que la persona solicitada va a tardar mucho en ponerse, es mejor que indiques al interlocutor que llame más tarde o que deje sus datos para llamarle con posterioridad, que hacerle esperar.
- La respuesta debe ser educada y con una frase tipo: “Buenos días, le habla Ana, ¿en qué puedo ayudarle?, o bien,“JPC Comunicación, dígame, habla usted con Ana”.
- El trato siempre debe ser de usted. La persona que te hace la llamada es la que tiene que indicarte si la puedes tutear.
- Debes responder al teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy desagradable no entender a la persona que nos contesta al teléfono.
- Si tratas con personas de otros países, pon mucho cuidado en hablar despacio y claro para poder entender lo que te dicen lo mejor posible.

Cuando llamas: llamadas salientes.

- Pregunta siempre por la persona que buscas de forma educada.
- Habla con un tono de voz moderado y de forma clara, que te entienda bien la otra parte.
- Identifícate para que la otra persona sepa con quién está hablando. Di tu nombre y el de la compañía que representas.
- Si en alguna ocasión te equivocas al llamar, pide disculpas por el error, pero no cuelgues el teléfono sin decir nada.
- El teléfono, cuando se está en el trabajo, no es para mantener largas conversaciones. No te olvides de que la persona a la que llamas puede tener más cosas que hacer.
- Si llamas a través de una secretaria, no hagas esperar mucho a tu interlocutor. Si, por el contrario, llamas de forma directa y “salta” el contestador, deja un breve mensaje, pero no cuentes todo el motivo de la llamada. Sé conciso.
- Su tu llamada es para devolver una comunicación anterior, debes hacerla en los términos especificados: hora día…
- No te olvides de las palabras mágicas de la buena educación: por favor y gracias. Siempre te ayudarán.

¿Has vivido alguna situación “embarazosa” al teléfono? ¿ Has sufrido la mala educación de las personas? ¿Piensas que la gente tiene muy poca paciencia al teléfono? ¿Has perdido algún cliente por una falta de entendimiento mientras hablabas con él por teléfono? Cuéntanoslo.

Fuente: www.protocolo.org

El fax también tiene su protocolo

Como ocurre con el teléfono móvil, el ordenador o el correo electrónico, el fax también tiene unas reglas de cortesía para redactarlo correctamente.

Es verdad que, en los últimos años, el uso del correo electrónico, principalmente, ha quitado protagonismo al fax, y éste ha pasado a un segundo plano en favor de las nuevas formas de comunicación que permiten el envío de documentos, imágenes, sonido, vídeo…

Aun así, el fax sigue estando presente en muchas oficinas y éstos son algunos consejos para utilizarle adecuadamente:

- Redactar el fax a máquina de escribir u ordenador. Sólo está permitido remitir un fax escrito a mano cuando el destinatario es una persona conocida o de confianza.

- Utilizar siempre un papel blanco o de tonos muy claros para darle mayor nitidez. Resulta una pérdida de tiempo recibir un fax en el que apenas se ve nada( especialmente cuando se envían fotos, esquemas o dibujos).

- La redacción debe ser clara, breve y concisa, pues es un medio para dar a conocer algo de forma precisa. Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarse para comunicaciones personales.

- No hay que olvidar firmarlo. Es de mala educación enviar comunicados sin firma. Hay que hacer constar los datos personales o de la empresa que remite el fax y la firma de la persona que lo escribe.

- Si se envía más de una hoja, hay que indicar en algún lado el número total de hojas que se envía. También se pueden utilizar cubiertas de fax. Suelen llegar varios faxes en un mismo día, por lo tanto, si no se hace esta indicación, puede haber problemas a la hora de identificar cuántos faxes distintos hay.

¿Eres de los que todavía utiliza el fax en la oficina? ¿Sigues algunas reglas en su redacción? ¿Has sustituido al fax por otros métodos de comunicación más modernos? Nos gustaría que nos lo contaras.

Fuente: www.protocolo.org

El poder de los gestos en las negociaciones (II)

Estrenamos semana y lo hacemos retomando un tema que ya teníamos abierto: la importancia de la comunicación no verbal en los negocios.

Habíamos comenzando una lista de aspectos a tener en cuenta para que los gestos y las palabras vayan en la misma línea cuando se negocia, y hoy la concluimos.

- Cuando estás sentado, las piernas dicen muchas cosas de ti. Abiertas son intolerables en cualquier ocasión. Cruzadas demuestran impaciencia. Una pierna encima de la otra significa que estás a la defensiva. Las piernas juntas dan sensación de desconfianza. Las piernas ligeramente despegadas transmiten comodidad y confianza.

- Los brazos siempre sueltos, nunca cruzados. Esto no quiere decir que se dejen caer como para echarse una siesta, ni pasarlos por detrás de la cabeza. No apoyes los codos sobre la mesa, sino los antebrazos. Si estás sentado en una silla o sofá, puedes posar los brazos sobre tus piernas.

- Las manos, como la mirada, hablan mucho de nosotros. Las manos frotándose por las palmas aparentan impaciencia, deseo de empezar y conseguir algo. Las manos que se frotan una con la otra (como enjabonándose) indican desconfianza, susceptibilidad y cierto escepticismo. Las manos entrelazadas por los dedos demuestran, generalmente, tranquilidad y receptividad.

- Al dar la mano, salvo por motivos climatológicos o de salud, puedes adivinar algunas cosas sobre la otra persona. Manos sudorosas: nerviosismo. Manos frías: tranquilidad. Manos calientes: normalidad. Manos que aprietan fuerte: seguridad. Mano que se da “flojita”: inseguridad, timidez. Mano que se apoya en la otra: confianza.

- Las manos que juegan con cualquier objeto (clip, bolígrafo, lapicero…) denotan cierto grado de intranquilidad y nerviosismo. Si las manos se meten en los bolsillos del pantalón (además de ser una postura incorrecta), muestran desconfianza y distancia.

¿Tienes alguna táctica maestra para que los gestos espontáneos no estropeen tus negociaciones? ¿Consideras que existen otros aspectos importantes a tener en cuenta que se nos han escapado? Desde JPC os invitamos a que compartáis con nosotros vuestras ideas.

Fuente: www.protocolo.org

El poder de los gestos en las negociaciones (I)

La comunicación no verbal desempeña un papel muy importante en cualquier ámbito social, pero más aún en el mundo de los negocios, donde un mal gesto puede estropear un buen acuerdo.

A todos nos ha pasado más de una vez querer decir una cosa, pero comunicar otra completamente distinta con nuestros gestos. Para evitarlo, hay que tener cierta coordinación entre lo que se habla y lo que se gesticula.

Además, la comunicación no verbal dice mucho de nosotros mismos y de nuestros interlocutores, por lo que hay que estar atentos, pues a veces un gesto dice más que mil palabras.

Algunos aspectos que debes tener en cuenta cuando negocies son los siguientes:

- La confianza de tus interlocutores puede verse aumentada o mermada dependiendo de tus gestos. Hay personas con facilidad de palabra, pero con gestos serios; y hay otras menos expresivas verbalmente, pero que con su sonrisa y simpatía ganan muchos más adeptos.

- Moderación. Igual que tienes que ser comedido en el lenguaje, tienes que serlo también en los gestos. No se debe gesticular de forma exagerada.

- Mirar a los ojos. Debes intentar ser firme y evitar esquivar la mirada de tus interlocutores para, de este modo, no dar la sensación de falta de honestidad y engaño. La mirada habla y muchas veces delata.

- Las miradas siempre deben hacerse al tercio superior del cuerpo. Nunca se debe mirar por debajo de los hombros y mucho menos de arriba a abajo o a la inversa.Hay que comunicarse con la mirada, no analizarse.

- Cuando hagas cualquier tipo de exposición, no tienes que perder la mirada de tus oyentes demasiado tiempo, ya que puede parecer que estás exponiendo un tema para ti mismo, obviando la presencia de los demás. Aunque tampoco se trata de acosar con la mirada, nadie se debe sentir observado constantemente.

- No debes arquear las cejas ni fruncir el ceño con el fin de evitar transmitir una sensación de extrañeza o desconfianza.

- La mejor arma en una negociación es la sonrisa natural. Sonreír no es falta de seriedad, sino que predispone a tus interlocutores a ponerse de tu lado, mejora la comunicación y te hace parecer más cercano.

¿Algún gesto inadecuado ha hecho que un negocio en el que estabas inmerso no llegase a buen puerto? ¿Tus gestos y tus palabras van en la misma dirección? ¿No puedes evitar transmitir lo que sientes y piensas a través de la mirada? Ya sabes que puedes dejarnos tus comentarios.

Fuente: www.protocolo.org

¡COMENZAMOS!

Estrenamos el blog de JPC Comunicación con la intención de dar a conocer reflexiones e inquietudes profesionales dentro la comunicación integral (comunicación, márketing on-line y protocolo), para empresas e instituciones públicas y privadas.

¿A partir de qué momento una empresa necesita de una asesoría externa en comunicación y márketing?, por ejemplo. ¿Por qué se necesita de un profesional del protocolo en una gran empresa como Endesa o Telefónica? ¿Cómo puede repercutir la reputación digital en la facturación de una empresa?

Todo esto y más en las próximas entradas de este blog.